用通用的Ajax工作空间管理任务

用通用的Ajax工作空间管理任务2010-12-08 IBM Judith Myerson简介

在本文中，我将探讨如何能超越简单的生产力工具，不再依赖它来提醒您需要做哪些事情。您需要一种更好的生产力方式来在一个共同的项目中与他人协作。一种方式是使用通用的 Ajax 工作空间作为在线协作工作空间的基础，并借此组织和管理任务和项目，而不管您是单独工作还是与团队成员一起工作。

比如，通过跟踪公司工作空间内项目的状态，就可以管理任务。这些状态可以是 Pending Approval、In Progress、Completed、 Revised、Approved 和 Not Approved。如果管理者为了减少依赖项和消除冗余而对一个或多个项目的集成进行协作，但是在目标上存在冲突，您还可以决定您需要管理哪些任务。

通过使用常用工作空间、使用模板、动态分配工作空间以及集中化通信，任务管理是可以实现的。这些工作空间应该允许成员获得或是访问 Ajax 库并查看项目风险的当前状态。

工作空间上的协作

您可以设立一个公共的 Ajax 工作空间作为中心工作空间，以便团队成员可以在个人、部门和公司这三个级别上就一个或多个项目进行协作。个人工作空间的成员也可以是一个或多个公司工作空间区域的成员。中心工作空间为低层的工作空间提供了技术支持、培训、网络监视和数据安全性。

邀请成员

当您创建自己个人的工作空间时，您会默认成为该工作空间的一个成员。您可以对等地邀请其他成员加入您的工作空间。他们可以接受，也可以拒绝您的邀请。

公司工作空间会无条件地要求此组织的永久成员加入这个工作空间。您，作为经理或领导，可以要求潜在的外部成员来加入公司工作空间。位于中间的是部门工作空间，它类似于公司工作空间，只是规模稍小，所包括的团队成员和潜在成员也更少。

将成员分成组

在公司工作空间，可以将成员分成组以便于管理。您，作为系统管理员，可以为每个组而不是每个成员赋予对大型工作空间的访问和权限。如果需要惟一权限，添加到工作空间的某个组的任何一个成员均可单独添加，其权限覆盖此组的权限。

公司工作空间内的部门组与部门工作空间是不同的。区别在于部门工作空间在决定该设立哪些目标和目的、如何设立以及该如何使用这个工作空间方面具有更多的灵活性，而部门组则只是简单地从其父公司工作空间继承目标和目的。

更改默认设置

系统工作空间管理员可以为初次登录的所有新成员修改默认开始页、为所有新邀请的成员修改默认的公司用户权限，以及决定是否默认启用工作空间的审计日志。要覆盖组的权限，管理员可以单独添加组的一个成员。管理员应该为成员提供一个选项以便运行、打开任务并检查是否有更新，以及显示或隐藏任务。

使用模板

您可以为个人、部门和公司工作空间提供模板，供私人和公共使用。当工作空间管理者或领导创建一个新的工作空间时，模板就会作为一个选项出现。这样一来，工作空间管理员就可以按他们想要的方式设立工作空间，也可以让这个工作空间成为一个模板，然后重新创建一个新的工作空间，并显示创建日期，以及工作空间的当前大小和类型。

除了通常的信息组名、用途、时区、图表、仪表盘、重要事件、时间跟踪以及项目概览之外，模板应该包括针对开源或免费 Ajax 库的工作空间区。若要显示到期日、错过的最后期限、延误项、到期项，比如，接下来的 14 天、您的项目列表、跨项目的最新活动等，一个迷你日历应该会很有帮助。

应该使用这样一个模板，在仪表板的顶部用红色显示完成任务的最后期限已过的那些延误项，用蓝色表示项目的启动或实现获得批准。每个工作空间都应列出哪些人当前正在登录进来、哪些人正在使用一个或多个 Ajax 库、哪些人正在进行其他项目和工作空间的操作，以及从进行中的这个项目中能够受益的顾客和客户是哪些。

更为重要的是工作空间的 property 属性会在下拉菜单中为您提供 project/workspace status 选项。建议的选项有 Pending Approval、In Progress、Completed、Revised、Approved 和 Not approved。property 属性还应包括为开发中的这个项目所应保护的每个资产的风险系数级别 — Low、 Medium、High、Pending Evaluation 或 Not Applicable。